wCargo Oy, FI1821718-7, Vaahterikontie 2, 49900 Virolahti
wcargo@wcargo.eu, 043 8244 061 FI, ENG 043 8244 065 ENG, RU

MyELS – kuljetushallintajärjestelmä/ wCargo Oy:n asiakastietorekisteri

Rekisteri sisältää henkilötietoja wCargo Oy:n asiakkaista ja näiden tekemistä lähetyksistä.
Rekisteri sisältää myös muista säännönmukaisista tietolähteistä kerättyjä yritysten- ja henkilötietoja (verkkosivustojen kävijöitä ja yhteydenottopyyntöjä jääneitä mahdollisia asiakkaita).

Tietoja käytetään asiakkaan tunnistautumiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan. Asiakkaiden kuljetustilausten ja lisäpalvelujen toteuttamiseen, asiakassuhteen ylläpitoon ja kehittämiseen, tarvittavan kirjanpidon laatimiseen, markkinointi- ja palveluiden myyntitarkoituksiin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle

• henkilön suostumus (Käsittelemme henkilötietoja suostumuksen perusteella, kun luonnollinen henkilö/yritys on tehnyt palvelun tilauksen).
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena (Käsittelemme rekisteröidyn antamia tietoja sopimuksen tekemistä varten tai sopimussuhteen perusteella)
• lakisääteinen velvoite (Säilytämme ja käsittelemme asiakastietoja esimerkiksi kirjanpitoamme varten kirjanpitolain mukaisesti)
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (Vastaamme asiakkaiden yhteydenottopyyntöihin ja asiakaspalvelutilanteissa käsittelemme asiakkaiden antamia tietoja. Käsittelemme tietoja, kun asiakas vastaa kysymyksiin tai lähettää yhteydenottopyynnön meidän verkkosivuston lomakkeiden kautta tai suoraan sähköpostitse/puhelimitse. Lisäksi käytämme verkkosivustojemme kävijäseurannan tietoja yritystoiminnan kehittämiseksi ja asiakaspalvelun parantamiseksi)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakkaan valitsemien palveluiden toteuttaminen, asiakkaan välisen asiakassuhteen hoito ja ylläpito, kuljetustilausten käsittely ja arkistointi, yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, myynti ja markkinointi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi tietyt tekniset tiedot. Niitä kerätään normaalisti osana palvelun käyttöä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi IP-osoite, käyttöajat, tiedot käytetyistä laitteista ja muut tekniset tiedot, joita selain välittää tai joita muuten voidaan kerätä palvelun yhteydessä. Kun käytät palvelua tai muuten olet tekemisissä kanssamme tietoliikenneverkkojen välityksellä, teleoperaattori voi lähettää meille tiettyjä lisätietoja, kuten matkapuhelintilausnumeron, tavanomaisena osana viestintää. Katso myös alla oleva kohta "Evästeiden käyttö".
MyELS – kuljetustenhallintajärjestelmä/ wCargo Oy:n asiakastietorekisteri sisältävät seuraavat asiakkaiden ja verkkosivuston kävijöiden tiedot:

• Rekisteröitymistiedot: Käyttäjätunnus ja Salasana
• Lähettäjän- ja vastaanottajan tyyppi: yritys tai yksityinen
• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
• Rekisteröidyn yritys/organisaatio
• Rekisteröidyn osoitteet
• Rekisteröidyn postinumero, maa
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite
• Rekisteröidyn puhelinnumero
• Rekisteröidyn Y-tunnus/VAT
• Rekisteröidyn henkilötunnus
• www-sivustojen osoitteet
• Laskutus- ja maksutiedot
• Tilaustiedot
• Peruutustiedot
• Myyjä- ja kumppanitiedot
• Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin ja kuljetuspalveluihin liittyvät tiedot
• Verkkosivuston käyttäjän sähköpostiviestit
• Verkkosivuston käyttäjän luvat ja suostumukset
• Verkkosivuston käyttäjän sähköpostiosoitteet (yhteydenottolomakkeiden kautta)
• Verkkosivuston käyttäjän puhelinnumerot (yhteydenottolomakkeiden kautta)
• Verkkosivuston käyttäjän etunimi ja sukunimi (yhteydenottolomakkeiden kautta
• Käyttäjän käyttötiedot, kuten esimerkiksi linkkien klikkaamin

Tietojen säilytysaika on lainmukainen

• sähköpostiarkistossa seitsemän vuoden ajan
• kirjanpitoaineistossa seitsemän vuoden ajan
• MyELS - kuljetusjärjestelmässä ja yrityksen asiakasrekisterissä henkilötiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, asiakaspalvelun kehittämiseksi tai toteuttamiseksi
• muissa tapauksissa säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käyttötarkoitusta varten (Tutustu tarkemmin https://tietosuoja.fi/sailytyksen-rajoittaminen)

Yrityksen asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan myös asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä.
Tarvittaessa keräämme tietoja julkisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä ja yritysrekisteristä (YTJ ja TIEKE) sekä muilta yrityspäättäjätietoja toimittavilta tahoilta. Näistä lähteistä keräämämme tiedot sisältävät yritystietoja sekä yritysten päättäjien yhteystietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Meidän verkkosivuistoillamme https://ruspostexpress.eu käytetään Google-Analytics kävijäseuranta-palvelua.
Näistä annetuista linkeistä saat riittävät tiedot, miten Google käyttää tietojasi.
https://policies.google.com/privacy
Terms of Service | Google Analytics – Google
https://support.google.com/analytics/answer/6004245
Keräämme verkkosivuistoillamme tietoa analysointia ja kehittämistä sekä markkinoinnin ja mainonnan kohdentamista varten. Me noudatamme kaikkia vierailijoiden tietojen keräämiseen sovellettavia lakeja, menettelytapoja ja säädöksiä.

Asiakkaiden tietoja luovutetaan kuljetusyhtiöille ja maksupalveluoperaattoreille. Nämä organisaatoin käsittelevät henkilötietoja kuljetustilausten mukaan. Kaikista tällaisista palvelun tuottamiseen liittyvistä tietojen välityksestä kolmansille osapuolille mainitaan erikseen palvelun tilauksen yhteydessä.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
Suomen Tulli on viranomainen, jolle luovutetaan henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen mukaisesti sen julkisen tehtävän suorittamiseksi. Tullin on käsiteltävä henkilötietoja sovellettavien tietosuojasääntöjen ja tietojenkäsittelyntarkoitusten mukaisesti. Tulli on vastuullinen henkilötietojen turvallisuudesta lainsäädännön mukaan. Lisätiedot saa tullin verkkosivuilta https://tulli.fi/tietosuoja.
Ilmoitusten tekemistä varten (vienti ja tuonti) Tullille on luovutettava seuraavat tiedot:

• Yrityksen/yksityishenkilön nimet
• Yrityksen/yksityishenkilön yhteystiedot
• LY-tunnus, henkilötunnus
• Asiakkaan ilmoittamat osoitteet
• Tavaran tiedot (tavaran kuvaus, tullinimikkeet, tavaran paino, tavaranhinta ja muut tuonti- ja vienti-ilmoituksen täyttämiseen tarvittavat tiedot)
• Tavaralaskutustiedot
• Muut tärkeät tullausta varten asiakkaan antamat tiedot

EU:n ulkopuolelta kuljetusyhtiönä ja meidän virallisena kumppaninamme toimii Venäjän Posti. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan, kun myös kyseessä on lähetyksien siirto Venäjän puolelle, eli Venäjän tullille ja lähetysten kuljetus Venäjän alueella Venäjän Postin kautta. Venäjän tullille luovutetaan vain nämä riittävät ja tarvittavat tiedot EU:n ulkopuolelle kuljetustilauksia varten, jotka ovat syötetty MY-ELS järjestelmään tai jotka asiakas itse on antanut kuljetustilausta varten. EU:n ulkopuolella lainmukaisesti toimii Venäjän tulli ja Venäjän Posti, joka toimittaa wCargo Oy:n asiakkaiden tilauksia Venäjän alueella.
https://www.e-disclosure.ru/politika-obrabotki-i-zashchity-personalnyh-dannyh
https://customs.gov.ru/

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu asiakastietojärjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. MY-ELS kuljetustentilausjärjestelmän jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Kuljetusjärjestelmän ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
MY-ELS kuljetustentilausjärjestelmä ei käsittele rekisteröityjen tietoja muuhun tarkoitukseen kuin asiakaspalveluun ja asiakkaan tilaaman palvelun loppuuviemiseen varmistamiseksi, ellei tästä erikseen ole kirjallista hyväksyntää rekisterin pitäjältä.

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa wCargolle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat wCargo Oy:n käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yrityksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yritykselle, yritys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yritys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yritys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Kun vierailet palveluissa, laitteellesi voidaan sijoittaa tietoja, jotta voimme tunnistaa laitteesi tekstitiedostona, joka tunnetaan nimellä "eväste". Evästeiden käytön tarkoituksena on tarjota sinulle etuja, kuten poistaa salasanan tarvitseminen usein istunnon aikana. Evästeitä käytetään myös liikenteen analysointiin ja anonyymiin demografiseen profilointiin, jotta voimme parantaa Palvelumme. Jos haluat poistaa evästeitä selaimesta tai estää niiden käytön, sinulla on siihen täysi oikeus. Sinun kannattaa tutustua selaimesi asetuksiin, koska toimenpiteet ovat aina selainkohtaisia. On kuitenkin tärkeää huomata, että jos päätät toimia näin, se saattaa vaikuttaa palveluiden tehokkaaseen käyttöön. Sallimalla evästeet varmistat sivustomme sujuvamman käytön.
meidän yrityksemme käyttää seuraavat evästeet:

• Kirjautumis- ja toimintaeväste (esimerkiksi asetusten tallentaminen kirjautumisen yhteydessä)
• Analyysievästeet (Google Analytics, tiedon avulla yritys parantaa sivuston toimivuutta)
• Kohdistetut- tai mainosevästeet (Facebook ja Google, mainonnan kustannustehokas käyttö, eivät sisällä henkilötietoja)

Muut verkkosivustot, joille mahdollisia linkkejä on, keräävät ja hyödyntävät evästeitä heidän tarpeidensa mukaan. Sivuston käyttäjän tulee itse hyväksyä jokaisen sivuston evästeet itse. Mikäli käyttäjä ei hyväksy, että hänestä kerätään tietoja, kyseisen sivuston käyttö tulee välittömästi lopettaa.

Paytrail Oyj toimii maksujen välittäjänä ja keräävänä maksupalveluntarjoajana ja on valtuutettu maksulaitos. Paytrail Oyj näkyy saajana pankki- tai luottokorttitiliotteellasi. Paytrail Oyj välittää maksun kauppiaalle. Ota yhteyttä verkkosivustoon, johon maksu suoritettiin.

Paytrail Oyj
Innova 2, Lutakonaukio 7
40100 Jyväskylä
Puh. +358 207 181 830
Y-tunnus 2122839-7

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse yrityksen osoitteeseen wcargo@wcargo.eu. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä tai jättää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
wCargo Oy
Rahtitie 2, 01530 Vantaa
Tarkastuspyyntö tarkoittaa sitä, että milloin tahansa sivuston kävijä voi pyytää tarkistamaan mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 24.2.2021.